Od jej zapisów zależy to, w jakich warunkach będziemy mieszkać lub prowadzić działalność gospodarczą. Choć każdy wie mniej więcej, czym jest umowa najmu, niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, co powinno się w niej znaleźć. Mam nadzieję, że poniższy przewodnik rozwieje większość tych wątpliwości.

Forma

Zanim przejdziemy do omówienia konkretnych postanowień umowy, przez chwilę pochylmy się nad jej formą. Co do zasady umowa najmu może zostać zawarta w dowolnym kształcie, nawet ustnie. Jednak zgodnie z art. 660 kodeksu cywilnego umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna mieć formę pisemną. W innym wypadku poczytuje się ją jako umowę zawartą na czas nieoznaczony. Z kolei w przypadku umowy najmu okazjonalnego forma pisemna obowiązuje pod rygorem nieważności.

Strony umowy

Wydaje się banalnie? Być może. Odpowiednie oznaczenie stron umowy jest jednak jedną z najistotniejszych rzeczy, których musimy przypilnować, przygotowując lub podpisując dokument poświadczający fakt wynajęcia lokalu. Należy dokładnie oznaczyć imiona, nazwiska oraz adresy zamieszkania wynajmującego i najemcy. Jeżeli to możliwe, warto oznaczyć także numery PESEL i numery dokumentów, którymi legitymują się strony. Pamiętajmy również, by zawsze obejrzeć dokument ze zdjęciem, którym posługuje się druga strona i zweryfikować jej tożsamość. Jeżeli jedna ze stron jest osobą prawną, umocowanie jej przedstawiciela do reprezentacji podmiotu sprawdzimy w wyszukiwarce KRS na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.

Przedmiot najmu

Kolejną kwestią, której trzeba dopilnować w zapisie umowy, jest dokładne oznaczenie przedmiotu najmu. W umowie należy wskazać adres nieruchomości, jej powierzchnię oraz numer księgi wieczystej, w której funkcjonuje. Po uzyskaniu numeru księgi wieczystej warto zweryfikować, czy wynajmującemu przysługuje prawo do nieruchomości, którą oferuje na wynajem. Informację taką znaleźć można online, dzięki dostępnej na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości wyszukiwarce ksiąg wieczystych. Jeśli wynajęta ma być tylko część nieruchomości, umowa powinna zawierać dokładny opis tego, co oddziela część pod wynajem od pozostałej części. Przestrzeń tę można także oznaczyć na mapie poglądowej. Jeżeli nieruchomość nie jest obciążona żadnymi ograniczonymi prawami rzeczowymi, informacja taka również powinna znaleźć się w umowie.

Czas trwania umowy

Niezmiernie ważna kwestia. Umowę zawiera się na czas oznaczony lub nieoznaczony. W pierwszym przypadku dokument może zostać podpisany na maksymalnie 10 lat, a jeżeli dotyczy dwóch przedsiębiorców – na lat 30. Po upływie tego terminu umowa uważana jest za zawartą na czas nieoznaczony. Umowę najmu okazjonalnego można zawrzeć tylko na czas oznaczony, do 10 lat.

Najistotniejsza różnica między umowami najmu na czas oznaczony i nieoznaczony wiąże się z kwestią możliwości ich wypowiadania. Odwrotnie niż w przypadku umów o pracę, łatwiej wypowiedzieć umowę najmu zawartą na czas nieoznaczony. Jeżeli czynsz jest płatny co miesiąc, najemca ma prawo wypowiedzieć umowę bez podania przyczyny, na trzy miesiące naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, chyba że umowa stanowi inaczej.

Umowy zawartej na czas oznaczony co do zasady nie można wypowiedzieć, chyba że ustawa lub umowa przewiduje taką możliwość. Umowa ma trwać przez cały okres, na jaki została zawarta. Aby umożliwić jej wypowiedzenie, należy zawrzeć w niej odpowiednie postanowienia oraz określić konkretne przypadki, w jakich może zostać wypowiedziana. W najnowszym orzecznictwie Sądu Najwyższego mowa jest jednak o tym, że wystarczy wskazać, iż będą to „ważne przyczyny. Niestety, tak ogólny zapis niesie za sobą ryzyko sporu, ponieważ dla każdej ze stron „ważna przyczyna” może oznaczać zupełnie co innego.

Pamiętajmy, że zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów, jeżeli wynajmujemy lokal mieszkalny, wypowiedzenie musi zostać dokonane na piśmie oraz zawierać uzasadnienie. Umowę najmu lokalu mieszkalnego wynajmujący może wypowiedzieć tylko z przyczyn wskazanych w art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów.

Nic nie stoi na przeszkodzie rozwiązania umowy za porozumieniem stron.

Czynsz i kaucja

W umowie należy dokładnie wskazać wysokość, a także sposób oraz termin płatności czynszu. Warto zawrzeć również punkt, w którym określone zostanie, kto ponosi opłaty za media.

Jeżeli, tytułem zabezpieczenia, chcemy pobrać od najemcy kaucję, powinniśmy umieścić w umowie najmu odpowiednie postanowienie.

Prawa i obowiązki

Redagując umowę najmu, warto zawczasu określić, która ze stron odpowiada za naprawy w najmowanym lokalu i pokrywa związane z tym wydatki. Pozwoli to uniknąć wielu niepotrzebnych nieporozumień. 

Protokół przekazania lokalu

Do umowy trzeba dołączyć protokół przekazania lokalu, w którym powinien być dokładnie udokumentowany stan lokalu oraz jego wyposażenia. Najlepiej załączyć do niego również dokumentację fotograficzną. Tym sposobem wynajmujący zyska pewność, że najemca nie wyprze się ewentualnych zniszczeń w lokalu, a najemca – że nie zostanie obciążony za szkody, które istniały jeszcze zanim się wprowadził.