Zgodnie z art. 659 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania na czas oznaczony lub nieoznaczony. Najemca zaś zobowiązuje się płacić osobie, od której wynajmuje mieszkanie umówiony czynsz.

Konstruując taką umowę musimy dodatkowo pamiętać, że powinna ona obejmować wszelkie kwestie sporne pomiędzy wynajmującym a najemcą. Poprawnie sporządzona umowa powinna być sprawiedliwa i równo chronić interesy obu stron.

Forma umowy najmu

Umowę najmu zawiera się na czas oznaczony bądź nieoznaczony. Zazwyczaj jednak strony decydują się podpisać umowę na czas oznaczony. Daje to poczucie bezpieczeństwa najemcy, że nie straci dachu z dnia na dzień, zaś wynajmującemu pewność, że przez wskazany w umowie czas będzie otrzymywał korzyści majątkowe.

W myśl przepisów kodeksu cywilnego, umowa najmu nieruchomości na czas dłuższy niż rok wymaga formy pisemnej. Wskazać należy, że brak tej formy powoduje domniemanie zawarcia umowy na czas nieokreślony.

Strony umowy najmu

Niezwykle istotne dla zawarcia umowy najmu jest określenie stron stosunku najmu. Stronami umowy najmu są wynajmujący oraz najemca. Wynajmujący najczęściej jest właścicielem rzeczy, jednak nie ma przeszkód aby był jej dzierżawcą lub najemcą.

W umowie najmu – podobnie, jak w każdej innej umowie – na początku należy określić datę oraz miejsce jej zawarcia. Wskazać należy, że do umowy najmu lokalu stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące najmu.

Dla skuteczności umowy najmu niezwykle istotne jest dokładne opisanie przedmiotu najmu. W przypadku najmu mieszkania warto wskazać adres lokalu, powierzchnię, liczbę pomieszczeń, kondygnację czy numer księgi wieczystej.

Opłata za wynajem

Najważniejszym i kluczowym zapisem umowy najmu zarówno dla wynajmującego, jak i dla najemcy jest określenie kwoty opłaty za wynajem i wskazania daty i formy płatności. Umowa najmu jest przecież umową odpłatną. W związku z powyższym w celu uniknięcia nieporozumień, warto pamiętać, żeby kwoty czynszu zapisane były w umowie zarówno słownie, jak również liczbowo. Istotne jest również określenie formy przekazywania należności. Musimy wybrać, czy chcemy, żeby najemca wpłacał kwotę na podany przez nas numer konta, czy przekazywał nam osobiście. Powinniśmy wiedzieć, że jeżeli nie wskażemy w umowie terminu płatności, czynsz powinien być płatny z góry.

Ponadto od zapisów zawartych w umowie uzależnione jest, czy lokator zobowiązany jest płacić wynajmującemu jedynie wartość czynszu, czy też wysokość liczników za media. Można również w treści umowy ustalić, że to najemca bezpośrednio regulować będzie na konto wspólnoty/spółdzielni rachunki za media, gaz, wodę. Wybierając powyższe rozwiązanie warto jednak weryfikować terminowość wpłat najemcy.

Powinniśmy również mieć świadomość, że wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 685 1 k.c.). Strony mogą jednak zmodyfikować tryb jednostronnej zmiany wysokości czynszu, np. wprowadzić inny niż ustawowy termin wypowiedzenia, zastrzec obligatoryjne negocjacje poprzedzające wypowiedzenie. Niejednokrotnie w praktyce w umowach najmu lokali użytkowych zamieszcza się postanowienia wyłączające zastosowanie art. 6851 KC albo zastrzegające ograniczenia co do podwyższania czynszu. Strony mogą w szczególności wyłączyć dopuszczalność wypowiedzenia wysokości czynszu, przyjmując alternatywne sposoby urealnienia czynszu, np. klauzule automatycznej waloryzacji co jest powszechnie stosowane.

Kaucja przy najmie

Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego przewiduje również zawarcie zapisu w umowie najmu lokalu
w przedmiocie kaucji. Wynajmujący ma prawo uzależnić zawarcie umowy najmu z najemcą od wpłacenia kaucji. Kaucja ta ma zabezpieczać pokrycie należności z tytułu najmu lokalu. Ponadto zabezpiecza właściciela przed ewentualnymi zniszczeniami lokalu. Musimy pamiętać, że kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, który oblicza się według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu.

Najczęściej w umowach najmu spotyka się zapis, zgodnie z którym wysokość kaucji to równowartość jednomiesięcznego czynszu. Warto rozważyć także możliwość spisania protokołu zawierającego opis wszelkich mebli i sprzętów, stanu ogólnego mieszkania. Dobrym rozwiązaniem jest dołączenie do protokołu zdjęć nieruchomości w chwili podpisywania umowy. W przypadku jakichkolwiek uszkodzeń mieszkania, ułatwi to określenie stopnia zniszczeń. Dla bezpieczeństwa wynajmującego warto dodać zapis, zgodnie z którym w sytuacji konieczności dokonania naprawy z winy najemcy, właściciel może skorzystać z kaucji. Najemca zobowiązany jest wówczas dopłacić różnicę do wysokości kaucji.

Prawa i obowiązki wynajmującego i najemcy

W myśl art. 662 Kodeksu cywilnego wskazuje się, że wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku. Ponadto wynajmujący ma obowiązek utrzymywać rzecz w odpowiednim stanie przez cały okres trwania najmu.

Ustawodawca podkreślił, że drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy pokrywać powinien najemca. W związku z powyższym warto w umowie najmu dodać zapis, który zobowiąże najemcę do należytego użytkowania lokalu, w tym dbania o czystość czy wykonywania bieżących napraw ze wskazaniem o jakie naprawy chodzi. Musimy pamiętać, że w myśl art. 681 k.c. drobne nakłady, takie jak naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian czy podłóg, obciążają najemcę.

Umowa najmu powinna również określać, kto odpowiada za większe naprawy takie jak, na przykład awaria instalacji sanitarnej czy elektrycznej.

Podnajem

Dodatkowo dobrze skonstruowana umowa powinna zawierać zapis, z którego będzie wynikało czy właściciel wyraża zgodę na oddanie lokalu bądź jego części do bezpłatnego używania, czy podnajęcia. Bez zgody wynajmującego, najemca nie ma prawa podnająć komuś mieszkania czy zamieszkać w wynajmowanym mieszkaniu z osobą nieznaną wynajmującemu. Warto jednak pamiętać, że zgoda ta nie jest  wymagana co do osoby, względem której najemca jest obciążony obowiązkiem alimentacyjnym.

Wypowiedzenie umowy najmu

W umowie zawartej zarówno na czas oznaczony, jak również na czas nieoznaczony warto wskazać, w jakich przypadkach umowa może być rozwiązana.

Ustawodawca wskazuje w art. 688 Kodeksu cywilnego, że w przypadku umowy zawartej na czas nieoznaczony, najem można wypowiedzieć na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.