Jednym z podstawowych wyzwań stojących przed osobami prowadzącymi działalność gospodarczą jest kwestia organizacji siedziby firmy. Najprostszym rozwiązaniem wydaje się prowadzenie działalności w tym samym lokalu, w którym na co dzień mieszkamy. Jest to jak najbardziej możliwe, warto jednak najpierw spojrzeć na taki wybór od strony prawa podatkowego.

W przypadku, gdy siedziba działalności gospodarczej jest jednocześnie miejscem, w którym przedsiębiorca mieszka, pojawia się jedno zasadnicze pytanie: jakie wydatki związane z prowadzeniem firmy w takim lokalu można ująć w kosztach podatkowych firmy i w konsekwencji pomniejszyć konieczny do zapłaty podatek? Odpowiadając na to pytanie, należy przede wszystkim wskazać, że generalnie wszystkie wydatki, które służą działalności gospodarczej mogą być kosztem podatkowym.

Odpisać od podatku możemy zatem m.in. koszty:

  • czynszu najmu,
  • opłaty za media,
  • mebli,
  • chemii gospodarczej,
  • ekspresu do kawy.

Fiskus pozwala również na ujęcie w kosztach podatkowych wydatków remontowych czy też odsetek od kredytu na zakup nieruchomości w tej części, w której mieszkanie będzie służyło działalności gospodarczej.

Bez wydzielania przestrzeni, ale…

Przedmiotem sporów i kontrowersji było do niedawna to, czy przedsiębiorca musi wyodrębniać oddzielne pomieszczenie, które będzie mu służyło wyłącznie do prowadzenia działalności. W najnowszych interpretacjach fiskus nie stawia już takiego warunku. A zatem przedsiębiorca powinien mieć prawo do ujmowania wydatków w kosztach działalności, również wtedy, gdy nie wydzieli do realizowania działalności konkretnego pomieszczenia lub pomieszczeń.

Jest jednak jedno ale. Należy pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli, to podatnik będzie musiał wykazać, że określone wydatki zostały ujęte w kosztach firmowych dlatego, że są związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Oprócz przepisów oraz interpretacji bardzo pomocny może okazać się tutaj również zdrowy rozsądek. O ile zakup kilku krzeseł oraz biurka łatwo będzie uzasadnić, to nabycie ekskluzywnego kompletu wypoczynkowego, który służy głównie do oglądania telewizji będzie znacznie trudniej obronić przed fiskusem. W przypadku wydatków, których nie da się w całości powiązać z działalnością gospodarczą (czynsz, media), za prawidłowe można uznać rozliczenie w oparciu o klucz powierzchniowy.

Odliczenie VAT-u

Co do zasady, podatnicy VAT oprócz zaliczenia wydatków w koszty firmowe mogą odliczyć od nich również VAT. W przypadku wydatków na media podatek do odliczenia będzie ustalany na podstawie klucza powierzchniowego czy też bilingów lub wskazań liczników. Faktura dokumentująca zakup towarów czy usług powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów i usług oraz ich adresy. Na fakturze musi być podany także NIP podatnika (nabywcy). Przy prowadzeniu działalności gospodarczej w mieszkaniu lub domu faktura często nie zawiera NIP-u nabywcy. W takim przypadku podatnik powinien zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej, już z zamieszczonym NIP-em. Faktura, na której, obok danych podatnika, widnieją dane małżonka, nie pozbawia go prawa do odliczenia wykazanego dokumencie podatku VAT. Odliczenie jest możliwe pod warunkiem, że zakup miał związek z wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi.

Kiedy zapłacimy podatek od nieruchomości?

Jak wykazaliśmy wyżej, mieszkanie traktowane jako siedziba działalności gospodarczej oznacza wiele korzyści podatkowych. Są jednak przypadki, gdy rozwiązanie takie wiąże się również z kosztami. Jeżeli na stałe wyodrębnimy w naszym mieszkaniu oddzielne pomieszczenie przeznaczone wyłącznie na potrzeby realizowania działalności gospodarczej, to generalnie od części tej powinniśmy płacić podatek od nieruchomości według stawek właściwych dla nieruchomości zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Ryzyka takiego nie rodzi natomiast sytuacja, w której dane pomieszczenie będziemy wykorzystywać zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. Z tych też powodów, jeżeli działalność prowadzona jest w cudzym lokalu (np. wynajętym mieszkaniu), powinno się mieć zgodę właściciela na prowadzenie działalności.

Mieszkanie udostępnione przez członka rodziny

Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że jeżeli członek najbliższej rodziny nieodpłatnie udostępnia nam mieszkanie dla celów prowadzenia działalności gospodarczej, to nie nakłada to na nas dodatkowych obowiązków podatkowych. Za członków najbliższej rodziny uważane są osoby wymienione jako I i II grupa podatkowa w ustawie o podatku od spadków i darowizn. Inaczej będzie, jeżeli prawo do nieodpłatnego wykorzystywania lokalu na cele prowadzonej działalności gospodarczej uzyska się od osoby niespokrewnionej. Taka korzyść traktowana jest jako przychód z działalności gospodarczej. Trzeba wtedy oszacować wartość takiej umowy – tzn. ile należałoby zapłacić, gdyby lokal miał być wynajęty. Otrzymana kwota stanowi przychód z działalności gospodarczej i podlega opodatkowaniu.