Jak wynika z badań, w ciągu roku Polacy spędzają w pracy prawie 1967 godzin. Jesteśmy tym samym w czołówce rankingu Unii Europejskiej. Bez wątpienia należymy do najbardziej pracowitych narodów. Powierzchnia biurowa jest więc miejscem, w którym spędzamy niemal tyle samo (o ile nie więcej!) czasu, co w domu. Wybór odpowiedniego lokalu jest zatem zadaniem niezwykle ważnym – to od miejsca, w którym wykonujemy pracę zależy nasz komfort oraz efektywność.

Idealna powierzchnia biurowa – na co zwrócić uwagę?

Biuro to nie tylko miejsce pracy, to także przestrzeń, w której przyjmujemy ewentualnych kontrahentów i świętujemy wspólne sukcesy. To miejsce, w którym wykonujemy nasze codzienne obowiązki, sprzedajemy i intensywnie pracujemy przy komputerze, spędzając tym samym długie godziny za biurkiem. Przestrzeń biurowa powinna być więc miejscem jak najbardziej uniwersalnym, odpowiadającym wielu wyzwaniom.

Podejmując decyzję o zmianie siedziby firmy, warto najpierw przeprowadzić wśród pracowników ankietę, pytając w niej o oczekiwania wobec miejsca pracy oraz o sugestie rozwiązań, które mogłyby usprawnić funkcjonowanie firmy.

Zmiana siedziby firmy może potrwać ok. 6 miesięcy (jeśli powierzchnia lokalu ma wynieść około 500 – 1000 m2), w przypadku większego metrażu czas ten może się wydłużyć nawet do kilku lat. Jeśli dopiero zaczynamy swoją działalność, na początek z pewnością wystarczy nam wynajęcie przestrzeni coworkingowej lub niewielkiego lokalu. Oprócz samej przestrzeni ważna jest także lokalizacja biura. Klientom i kontrahentom dużo łatwiej będzie dotrzeć do firmy zlokalizowanej blisko centrum bądź w rozpoznawalnej, modnej dzielnicy.

Zadowolony pracownik to klucz do sukcesu każdej firmy

Przed wynajmem biura warto dokładnie przeanalizować potrzeby pracowników, a same oferty rozpatrzyć również pod kątem jak najlepszego rozkładu pomieszczeń. Coraz więcej firm decyduje się na wybór tzw. elastycznego biura, pozwalającego dostosować warunki przestrzenne do potrzeb pojawiających się podczas wykonywania różnorodnych zadań. Takie biuro w przyszłości może umożliwić również dywersyfikację realizowanych zleceń.

Warto rozważyć zakup designerskich dodatków. Pufy mogą na przykład z powodzeniem zastąpić fotele. Nie tylko dodadzą charakteru samemu pomieszczeniu, ale również będą przydatnym narzędziem w walce z przeciążaniem kręgosłupa – problemem, z którym często borykają się osoby siedzące przez długie godziny za biurkiem. Warto również zwrócić uwagę na dostęp do światła dziennego i oświetlenie lokalu. Wielu pracodawców bardzo często lekceważy tą kwestię, skupiając się na innych aspektach przestrzeni. Niesłusznie. Powierzchnia biurowa to miejsce, które powinno być jak najbardziej komfortowe dla pracowników. Dostęp do światła dziennego jest jednym z tych czynników, które dodatnio wpływają na wydajność i samopoczucie pracowników. Szukając przestrzeni biurowej, warto zatem wybierać tę z dużymi oknami lub witrynami.

Zasady wynajmu biura

Dla większości firm to właśnie wynajem będzie najlepszym rozwiązaniem. Rozwiązanie takie pozwala na większą swobodę działania. Sam koszt usługi zależy od wielu czynników, przy czym warto pamiętać, że nowoczesne biuro w pożądanej i popularnej lokalizacji najprawdopodobniej będzie posiadało cennik w euro, nie w złotówkach. Przeciętny okres umowy wynajmu wynosi zazwyczaj około 5 lat, choć w przypadku większych, kilkutysięcznych powierzchni może zostać wydłużony do więcej niż 10 lat. Standardową praktyką jest także pobieranie przez wynajmującego depozytu lub tzw. gwarancji bankowej. W przypadku wynajmu biura działa również popularna zasada „im dłużej, tym taniej”. Jeśli zdecydujemy się na wynajem długoterminowy lub obejmujący większy metraż – łatwiej będzie nam negocjować warunki umowy.

Wynajem biura prostszy niż myślisz

Jeśli mamy na oku nowoczesny lokal, ale nadal dręczą nas wątpliwości, kwestie wynajmu biura zawsze możemy skonsultować z wykwalifikowanym specjalistą, czyli z agentem nieruchomości. Pozwoli nam to zaoszczędzić cenny czas (przeglądanie tysięcy ofert może być problematyczne, zwłaszcza, jeśli nigdy do tej pory nie mieliśmy okazji zapoznać się z rynkiem), który możemy przeznaczyć na dalszy intensywny rozwój naszego biznesu. Decyzja ta pozwoli nam uniknąć wielu błędów – agent najlepiej zna lokalny rynek i –po przeprowadzeniu z nami dokładnego wywiadu – będzie w stanie zaproponować nam przestrzeń jak najlepiej dopasowaną do naszych potrzeb.

Wbrew pozorom wynajem biura nie jest rzeczą trudną, wystarczy jedynie dokładnie sprecyzować swoje oczekiwania. W przypadku dręczących nas wątpliwości zawsze możemy skorzystać z usług specjalisty – doradca do spraw nieruchomości z pewnością pomoże nam dokonać odpowiedniego wyboru.